Uitvaartzorg De Cirkel

Privacyverklaring

  1. ALGEMEEN

Uitvaartzorg de Cirkel zal uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de vigerende privacywetgeving waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (hierna “AVG”) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) beschrijven wij:

  • voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken; en
  • met wie wij uw persoonsgegevens delen; en
  • hoe wij uw persoonsgegevens beschermen.

Alle gegevens die rechtstreeks gerelateerd zijn aan uw persoon of alle informatie die toelaat u te identificeren, zoals bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, locatie, etc. worden als persoonsgegevens beschouwd.

Gelieve deze Privacyverklaring grondig te willen nalezen zodat u op de hoogte bent over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.

  1. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens door of namens:

Charpentier Wim Services & Consultancy (i.e. Uitvaartzorg de Cirkel), met zetel te Frans Beirenslaan 59, 2150 Borsbeek, geregistreerd in het rechtspersonenregister (Antwerpen, afdeling Antwerpen) onder het nummer 0757.536.148 (hierna “Uitvaartzorg de Cirkel ”, “wij”, “ons” of afgeleiden).

Uitvaartzorg de Cirkel is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

  1. VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS: WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ EN OP WELKE RECHTSGRONDEN WORDEN DEZE VERWERKT?

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die door Uitvaartzorg de Cirkel worden verwerkt. Hierbij wordt er verduidelijkt op welke rechtsgrond(en) en voor welk doeleinde(n) uw persoonsgegevens worden verwerkt.

  1. Klanten en leveranciers

In het kader van de contractuele relatie die wij met onze klanten en leveranciers hebben, is het mogelijk dat wij onderstaande persoonsgegevens ontvangen:

  • Naam;
  • E-mailadres;
  • Telefoonnummer;
  • Adres en andere locatiegegevens;
  • Betalingsgegevens; en
  • Informatie i.v.m. laatste wilsbeschikking van de overledene.

Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens in het kader van de voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst met u als klant en/of leverancier. Indien u niet de nodige persoonsgegevens meedeelt, kunnen wij mogelijks onze diensten niet volledig verstrekken.

Wij verwerken deze persoonsgegevens in het kader van onze contractuele relatie of de voorbereiding daarvan, dewelke noodzakelijk is om onderstaande zaken te kunnen uitvoeren:

  • Informatie en bijstand te verlenen;
  • Beheer van onze dagelijkse zaken en activiteiten;
  • Lopende overeenkomsten uitvoeren/afsluiten (waaronder begrepen maar niet beperkt tot de opvolging van uitvaartdiensten en uitvaartdossier, opstellen van overlijdensberichten, bestellingen en leveringen van diensten en producten i.v.m. de overeenkomst); en
  • Opvolgen van administratieve, boekhoudkundige, technische en juridische verplichtingen.

Daarenboven kan Uitvaartzorg de Cirkel in het kader van haar contractuele relatie met u, uw persoonsgegevens voor doeleinden verwerken die eveneens noodzakelijk zijn voor onze dagelijkse activiteiten.

Uw persoonsgegevens zullen in het kader van uw contractuele relatie of de voorbereiding daarvan, worden meegedeeld aan lokale overheden, publieke en particuliere instanties die betrokken zijn bij de aangifte van een overlijden (i.e. gemeenten, ziekenhuizen, erediensten, begraafplaatsen, verzekermaatschappijen, banken, etc.), leveranciers, specifieke dienstverleners (bijv. transport), commerciële partners, boekhouder, jurist, etc. voor het beheer en aanleveren van diensten en/of producten. Zij bevinden zich allen binnen de Europese Economische Ruimte (hierna “EER”).

  1. Vragen van klanten, leveranciers, klachten en opmerkingen

Wij bieden u op onze website de mogelijkheid om vragen, bezorgdheden, klachten of opmerkingen per e-mail in te dienen (info@uitvaartzorgdecirkel.be). Om te kunnen antwoorden op uw vraag, opmerking of klacht, worden onderstaande persoonsgegevens verzameld, bewaard en verwerkt:

  • Naam; en
  • E-mailadres.

Indien u niet de nodige persoonsgegevens meedeelt om uw vraag te beantwoorden, kunnen wij mogelijks niet inhoudelijk op uw e-mail reageren wegens een gebrek aan voldoende informatie.

De verwerking van uw persoonsgegevens dient uitsluitend om uw bezorgdheid, klacht of opmerking te behandelen en is gebaseerd op het rechtmatig belang van Uitvaartzorg de Cirkel om haar diensten te verbeteren en om een antwoord op uw verzoek te voorzien of, indien gebaseerd op een contractuele relatie, in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en onze Diensten.

Bovendien is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens die wij hebben verkregen per e-mail via onze website doorsturen naar onze partners (zoals meegedeeld onder punt A) om volledig op uw verzoek te kunnen antwoorden. Zij bevinden zich allen binnen de EER.

  1. Wettelijke verplichtingen van Uitvaartzorg de Cirkel

In het kader van onze activiteiten kan het zijn dat er een wettelijke verplichting op ons rust om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld moeten wij voldoen aan de wettelijke verplichtingen i.v.m. het voorkomen, opvolgen en bestrijden van criminele gedragingen, misdrijven, fraude en witwas activiteiten. Verder moet Uitvaartzorg de Cirkel ook beantwoorden aan de het decreet op lijkbezorging, de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

Uw persoonsgegevens kunnen in het kader van een wettelijke verplichting worden gedeeld met overheidsinstanties, toezichthoudende autoriteiten en/of gerechtelijke onderzoeksinstanties al dan niet op hun uitdrukkelijk verzoek.

  1. Het gerechtvaardigd belang van Uitvaartzorg de Cirkel

In het kader van onze activiteiten kan het zijn dat wij een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens te verwerken. In dit geval zullen onze belangen zwaarder doorwegen dan uw recht op privacy. Zo kan er sprake zijn van een gerechtvaardigd belang bij de organisatie van een toegangscontrole in het kader van de bedrijfsbeveiliging. Echter, indien er beroep zou worden gedaan op deze verwerkingsgrond zullen wij het gerechtvaardigd belang op voorhand duidelijk aan u communiceren en bijkomend toelichten.

  1. Toestemming

In het kader van onze activiteiten kan het zijn dat Uitvaartzorg de Cirkel uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming en dit in het kader van:

  • het activeren van bepaalde soorten cookies op de website van Uitvaartzorg de Cirkel (i.e. analytische en marketing cookies);
  • het verzenden van direct marketingcommunicatie (waarvoor toestemming vereist is);
  • het bijhouden van Cv’s voor de opbouw van een wervingsreserve;
  • het inschrijven voor herdenkingen en soortgelijke momenten;
  •  

Indien Uitvaartzorg de Cirkel uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming zal Uitvaartzorg de Cirkel u ten gepaste tijden en op afzonderlijke wijze om uw geldige toestemming vragen.

  1. GEBRUIK VAN COOKIES

Deze website maakt gebruikt van ‘cookies’. Dit zijn kleine tekstbestanden van gegevens die de internetserver verstuurt naar uw browser die deze gegevens op de harde schijf van uw computer plaatst. Door cookies te gebruiken, kunnen wij u een snellere en meer efficiënte toegang tot onze website verlenen. U kan het gebruik van cookies uitschakelen in uw browserinstellingen. Onze website is nog steeds toegankelijk na het uitschakelen van de cookies, maar de toegang tot bepaalde functionaliteiten is mogelijks uitgeschakeld. Voor meer informatie over ons gebruik van cookies en hoe u cookies kan vermijden, verwijzen wij naar onze cookie policy.

  1. BEWAARTERMIJN

Uw persoonsgegevens worden door ons bewaard zolang als vereist onder de toepasselijke wetgeving of voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt.

In het bijzonder zal Uitvaartzorg de Cirkel de fiscale en andere wettelijke bewaartermijnen dienen te respecteren waaronder begrepen maar niet beperkt tot:

  • de 7 jarige bewaartermijn voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden; en
  • de 10 jarige bewaartermijn in het kader van haar contractuele aansprakelijkheid.

Daarnaast zal Uitvaartzorg de Cirkel de persoonsgegeven verbonden aan de concessie van de respectievelijke begraafplaats bijhouden voor de wettelijke duurtijd van 30 jaar.

Na afloop van de hierboven omschreven termijnen zal Uitvaartzorg de Cirkel uw persoonsgegevens anonimiseren of verwijderen.

  1. DOORGIFTE VAN DE PERSOONSGEGEVENS

De door ons verzamelde persoonsgegevens worden enkel intern verwerkt en niet doorgegeven aan derde partijen behoudens in het kader van de hierboven omschreven verwerkingsactiviteiten (i.e. externe dienstverleners, gemeenten, ziekenhuizen, erediensten, begraafplaatsen, verzekermaatschappijen, banken, boekhouder, advocaat, etc.). Uitvaartzorg de Cirkel verwerkt uw persoonsgegevens in België.

  1. BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Wij hanteren een aantal technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige of geen gemachtigde toegang of gebruik, alsook tegen accidenteel verlies of schade aan de integriteit van uw persoonsgegevens.

Deze maatregelen worden ontworpen rekening houdend met de potentiële impact op uw privacy, de hieraan verbonden kosten en in overeenstemming met de gangbare standaarden/normen in de praktijk.

  1. UW RECHTEN

U kan te allen tijde informatie aanvragen over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld, bewaard en verwerkt door Uitvaartzorg de Cirkel. U beschikt over een inzagerecht alsook de mogelijkheid een verbetering aan te vragen indien uw persoonsgegevens verkeerd zouden zijn.

U heeft eveneens het recht om een beperking op de verwerking van uw persoonsgegevens te verzoeken. Daarnaast kan u uw toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens intrekken, indien u deze zou hebben gegeven.

U kan eveneens bezwaar aantekenen tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor rechtstreekse marketingdoeleinden of tegen het delen van uw persoonsgegevens met een derde partij voor dezelfde doeleinden. Onder bepaalde voorwaarden kan u zich beroepen op het recht op gegevens-overdraagbaarheid. U ontvangt dan uw persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gebruikelijk, gestructureerd formaat en krijgt de keuze om deze persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar keuze.

U kan ons vereisen uw persoonsgegevens te verwijderen, behoudens in een aantal gevallen zoals wanneer wij verplicht zijn bij wet deze persoonsgegevens te bewaren of om een transactie te bewijzen.

Bovenstaande rechten kunnen slechts worden uitgeoefend op redelijke wijze en in overeenstemming met de beperkingen van het toepasselijk recht.

Indien u niet akkoord gaat met de wijze waarop Uitvaartzorg de Cirkel uw persoonsgegevens verwerkt, kan u steeds een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingautoriteit (GBA):

            Drukpersstraat 35, 1000 Brussel                

            Tel: +32 (0)2 274 48 00

            Fax: +32 (0)2 274 48 35

            Mail: contact@apd-gba.be

  1. CONTACT

Uitvaartzorg de Cirkel beschikt over een gegevensbeschermingscontactpunt die al uw vragen of verzoeken behandelt gerelateerd aan deze Privacyverklaring of (de verwerking van) uw persoonsgegevens.

Voor vragen, verzoeken of klachten, of om uw rechten uit te oefenen zoals beschreven in deze Privacyverklaring, kan u contact met ons opnemen via e-mail op info@uitvaartzorgdecirkel.be.

  1. WIJZIGINGEN AAN ONZE PRIVACYVERKLARING

Onze Privacyverklaring wordt regelmatig bijgewerkt, de gemaakte aanpassingen worden u tijdig meegedeeld. De Privacyverklaring werd laatst geüpdatet op 3 februari 2021.